顶级管理者：一心多用的“迷思”

贾玲

编者按：管理者经常受到种种压力，他们不仅要高效率地独立完成工作，还要提高所领导的团队效率，时间的压力可想而知，“一心多用”因此曾一度风靡。然而，实践中业绩出色的管理者却常常发现集中精力做一件事，效率是最高的。

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　　本文帮助经理人走出“一心多用”的迷思，建立正确的聚焦习惯，构筑高效工作的能力。 　　在现在这个压力很大的时代，一心多用的策略——一边讲电话一边签署文件、同时做10件事——顾名思义是意味着用尽量少的时间来完成尽量多的任务。 　　按理说，那些顶级管理者肯定也是精于此道的高手。事实果真如此吗？猜一猜大多数的经理会是： 　　·一贯的一心多用者？5分钟的时间完成的任务超过平常人20分钟所完成的。 　　·活跃的一心多用者？尽量寻找能够一心多用的机会。 　　·偶尔的一心多用者？这是最常见的一种情形，如一边蹬车，一边读报。 　　我的选择是顶级管理者应该是一贯的一心多用者，但是我的选择却是错误的--大多数的顶级管理者从不一心多用。 　　我们一次又一次地碰到那些顶级管理者身上令人难以理解的地方--许多顶级管理者拥有受到广泛关注的时间管理艺术--刚-接触时总是显得那么出人意料。在这里，与我们猜测刚好相反如前面提到的比尔·盖茨，当他在蹬健身车的时候，甚至不会阅读任何材料。 　　那么，这些顶级管理者觉得什么时候一心多用的工作方式是十分恰当的呢？他们具体又是怎么开展工作的？他们的替代办法是什么？什么情况下一心多用的工作方式甚至会构成对工作效率的妨碍呢？ 　　顶级管理者从不一心多用，而是一心一用 　　一心多用是人们对时间管理方法方面最大的误解，至少在本书的顶级管理者这里是这样。《快速公司》杂志记者艾莉森·奥费霍特（Alison Overholt）在他采写的文章：“一心多用的艺术”中说，在他采访的管理者中，除了极个别情况，在这些鼎鼎大名的管理者那里根本就看不到什么一心多用的迹象。比如，辛格勒公司的CEO斯蒂芬·卡特（Stephen Carter）就是严格地专注于完成一件件的小工作，如在第一时间处理电子邮件，办公桌一有备忘，就马上做出批复处理等等，似乎根本就没有什么事是通过一心多用完成的。 　　对于太阳公司Worldwide Operations事业部副总裁玛瑞莎·彼得森（Marissa Peterson）来说，实现高效率的关键是做好计划和授权他人——甚至包括她的家人。有一次，电脑系统瘫痪毁掉了她为即将举行的演示会精心准备的所有幻灯片，她发动了全家，丈夫和两个孩子都加入了恢复这份重要文件的队伍。但是对她来说，一心多用的工作方式仍然不是什么可以提高一个人工作效率的好办法。 　　《快速公司》杂志上的那篇文章提及的惟一一个一心多用的例子是IBM的执行董事安妮·奥尔特曼（Anne Altman）——她一边与一位客户通话为对方寻找一些最新信息，一边与一个下属进行即时信息交流（在线聊天）。那么，关于多任务的工作方式的误区究竟在哪里呢？毫无疑问的，每个人，不管处于什么工作层次，都希望用最短的时间完成最多的工作，这一目标是普遍适用的。但是顶级管理者达到这一目标的路径却似乎与众不同。 　　如果你愿意的话，可以在脑海中想像一下两个方块形的物体，一件是由许多纵横交错的线编织而成的方巾，另一个方块形物体则是由许许多多的马赛克拼接而成的。 　　不用解释得太多，在这个比喻中，编织型代表一心多用的工作方式，而在我们讨论TRAF法时提过的马赛克小块则代表顶级管理者全力以赴的工作方式。 　　大体说来，那些非常成功的管理者都倾向于集中所有注意力（时间或许并不长）解决手头上的事情或刚刚出现的事。他们都厌恶注意力分散和分心的事。 　　不过，这种工作艺术最为重要的特点是他们注意力的“探照灯”照射每一处所持续的时间非常非常之短。管理学大师明茨伯格在写于1973年的经典著作《管理工作的本质》（The Nature of Managerial）中曾经注意到大多数CEO都会在9分钟之内解决一般的偶发事件，我估计现在的CEO像这样的聚焦时间也就是三四分钟。 　　有时候之所以会给人留下一种似乎一心多用的印象，是因为在一个非常短时间内，许多事情都已经被搞定了。 　　那么是什么造成一些人不断地打赢效果显著的全歼战；另一些人却被"众鸭围啄而死"呢？ 　　其中的区别就在于是否专注。对于任何一项“生意”来说，真正重要的事都是在短时间内完成的。 　　我曾经对达拉斯市市政经理特多罗·本纳维德提起过自己的一个发现：那些顶级管理者们似乎从不有意去同时做50件事。他的回答是：“我要么就不做，要做就做最重要的事，所以我不会没时间。 　　“我的办法是，把在我全力以赴处理其他事情时出现的新事情，马上记在一张即时贴上，如‘考虑一下……’然后把它们贴在桌子上的显眼的位置。这样，当我准备钻进车子里，打开震耳欲聋的音响的时候，会有一个声音对我说：‘你不记得了吗，那件有关债务方面的事情，你应该找这个人或那个人谈一谈。’ 　　“并不是所有的时间都会有人和我谈话，这样，我可以很快看完材料。正式开始解决这个问题的时候，我只需要打电话给当事人说：‘我很关注这件事，希望我们共同关注这件事情。’” 　　像这样的“全力围歼”——一天能完成100次以上的电话或当面交流（其中还包括电子邮件交流）——堪称时间管理方面威力巨大的个人战略。 　　另外，还需要一个与“全力歼灭”战略相辅助的战略：无论大事小事，不彻底完成绝不罢休。 　　举个例子来说，每一位爬到梯顶的管理者一旦拿起一份文件或打开一封电子邮件，就绝不会中途搁置下来不做处理（即不把它们TRAF掉）。把事情搁置不做只会使事情无限期地拖延下去。 　　那么，这些对于我们普通人有什么启示呢？毫无疑问地，我们既不会天生就拥有这些好习惯，但也不至于在这方面毫无改进的可能。 　　接下来我们将讨论一些具体的方法，这些方法可以帮助我们开发自己在这方面的潜力，养成凡事全力以赴务求圆满的好习惯。 　　养成“聚焦”办事的好习惯 　　一心多用工作方式的呼声一度非常之高，受其影响，现在很多管理者痛感自己集中注意力的能力都下降了。 　　下面我们将讨论一些具体的办法，通过这些办法，你不必同时去做5件事，你只要集中注意力一次一件，速度会更快，效率也更高。

贾玲

马萨诸塞州一位矫正注意力过度分散的教练南希·莱迪（Nancy Ratey）曾经给她的客户开了一些“聚光”的良方，你即使还没到需要专门矫正注意力分散的地步，相信也可以从中大获裨益：

　　·不要听任大量的文件或邮件在自己的办公桌上堆积如山，每天都应该安排一个10～15分钟的工作单元，你和你的助理一起坐下来，由助理一件一件地把各种文件、打印好的电子邮件提交给你，你把处理意见告诉他，由他做好记录，并共同敲定进一步跟踪和小结的时间。

　　·如果可能的话，把你直接报告人的办公桌安排在靠近你办公室的位置，免得你前去跟他谈事的途中受他人干扰。

　　·你的待办事项清单中不要只是简单地罗列千百件要做的事，相反，要突出地标明两三件要事。

　　·把送交你的直接报告和客户文件用不同的颜色标示出来，在每一个需要经常用的文件夹的脊部贴上粘条注明项目、问题、重要的电话号码等信息（如果能够用相应颜色的粘条，效果当然更好），那样的话，你一眼扫过去，就可以知道要做什么。

　　·创建一本有关你工作目标和方向的日志，每周至少两三次拿它出来对照自己的行动。

　　·运用密友交流法，每天早上7:00～8:00之间抽出10分钟的时间向一位密友"汇报"一下自己前一天的工作成果和第二天的工作打算。

　　高度集中自己的注意力

　　虽然一般说来注意力集中是产生高效率的最重要的因素之一，但是在紧张忙碌的工作日中，这一点却又是最难做到的。下面是一些帮助你集中注意力的方法，这些方法将会使你像伟大的网球手吉米·康纳斯所说的那样，只注意此时此刻。

　　利用最后期限的压力 塞缪尔·约翰逊（Samuel Johnson）有一句名言说：“危机出良策。”此话不假，但是在杰克·韦尔奇那里，采购团队在他分派任务后一个月之后都没有取得多大进展的事，即使不是什么危机，也还是需要集中精力来补救的。他果断地宣布会议中止，命令在4小时之内拿出最新成果，结果，他的下属在这4个小时内取得的进展超过了他们前一个月的进展。

　　在最后期限里面蕴含着巨大的潜力，所以一定要弄明白你自己这方面的具体情况，你属于下面哪种情况呢？

　　·压得越紧，干得越欢。

　　·更喜欢在中度的期限压力下工作。

　　·在高度的期限压力下常常大脑一片空白或惊慌失措。

　　如果时间紧反而能使你状态好的话，那你就无论如何也不要白白浪费自己的这一优势，只是注意不要像下面的这位管理者那样忙中出错：他在日期要到的前一个晚上开始一项重要的工作，可是令人遗憾的是他发现已经没有时间从别人那里得到一些至关重要的数据。

　　不过也有一些人在很紧的时间期限内根本就畏缩不前，如果真是那样的话，你不妨反其道而行之，为自己安排更多的余地；如果估计某一项工作需费时两星期的话，不妨实际空出三个星期的时间。

　　为自己能专心做事寻找合适的环境 下面是我自己的一个集中注意的办法：不知为什么，我发现自己一个人呆在办公室里的时候，反而不能集中注意力进行思考和写作，倒是在路途上常常能够专注地思考。于是为了能在火车、地铁、飞机等人群聚集的旅途场合之外得到一种“闹市中的静谧”，我带上自己的公事包专门去附近的“星巴克”咖啡屋，在那里，我很快就进入了很专注的工作状态。

　　但是另外一些人则刚好相反，觉得任何微小的声响都会干扰他的思想。如果你也同样需要安静的话，不妨到会议室去，或关上你办公室的门，或去附近大学的图书馆。

　　下面的例子也许会有利于做出第3种选择。一位一周两天在家工作的咨询师觉得每一声鸟鸣似乎都会使他心驰神往，严重分心，于是为创造“白热化的工作”效果，他把收音机和电视机全部都打开。

　　另外5个集中注意力的小窍门 第一个，开始以结果而不再以行动本身看待工作。比如，不要对自己这样说：“我要花一个小时处理这些报告”而应该说：“在去吃中餐前，我要完成这10份报告。”这样的话，你就会把注意力放在完成工作上，而不会不停地看表。

　　第二个，每日写“工作日记”。根据美林公司（Merrill Lynch）的人力资源部副总监，米歇尔·德斯特（Michelle Durst）在《快速公司》杂志（1998年4～5月号）的一篇文章上的说法：“把做过的工作记录下来的重要性远远超过我的预想……于是我开始每天写工作日记，它对我从事管理者的工作极其有利，也使我自己能够一周一周，一天一天专注于重要的工作。”

　　第三个，通过站立工作来集中注意力，克制自己的懒散本性。你可以制作一个齐胸高的工作台，用来阅读翻查各种文件。另外，如果你需要打一些例行性的电话，站立着讲电话，会使电话交谈的时间更短，话题更集中。

　　第四个，做例行工作的时候，不妨看着表去做。常常检查你完成例行任务的钟点，这种视觉提醒能够催促你更专心，更快速。

　　第五个，创造与自己比赛的机会。比如设置一个10分钟后的闹钟提醒，然后尽力在闹铃响起之前完成一件任务，注意不要太仓促以至出错，只要给自己一个实在的时间限制，并把枯燥的工作变成一件有趣的事情。