如何选择年会场地

王小莺

对很多公司而言，年会并非只是一个公司的老板、员工和客户坐下来一起吃个饭那么简单，老板对年会的期望值也许比人事行政们想象中要高的多。也因此，在选择场地时，不能一个电话订好酒店那么轻松，其中大有门道。不过把越难办的事情办好了，就越能在老板心中加分不少，何况是年会这样的年终头等大事呢！

会议场地是一场会议的基础硬件之一，一个与会议匹配度高的场地，无疑会对会议本身增色不少。选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场地非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？

1．列出可供选择的清单

必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。

2．选择合适类型的场地

选择适合的会议场地，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

·按类型划分

商务型酒店：

这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

度假型酒店：

这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

·按地点划分

位于市中心：

在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。

位于市郊：

对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。

3. 会议类型与场地的搭配

·举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。

·研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。

·重大的奖利、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。

·对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。

4．现场参观注意事宜

在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：

·报价方接受和同意会议名细表中各项事宜；

·报价房应是后选名单中较好的一个；

·对报价方拟订的合同条款基本接受。

5．亲临现场实地考察

对于亲临现场进行考察应注意以下五点：

·会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；

·只要可能，一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用；

·不要出于个人原因再次参观酒店；不要随带家属同行；

·想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的；

·考虑另一家酒店作为“备选”。

选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？我公司建议你考虑以下几个步骤：

1. 确定会议目的

大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。

2．列出可供选择的清单

选择会议场地的工作清单先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。我公司（时代亚盟）建议清单细节如下：

地区

1．费用(成本)与便利性。

2．是否邻近机场。

3．轿车或出租车是否足够。

4．充足的停车空间。

5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。

环境

1．当地有何观光点。

2．购物。

3．休闲活动。

4．天候状况。

5．环境是否良好。

6．餐厅。

7．当地治安是否良好。

8．社区经济状况。

9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

10．当地旅游局或相关部门支持与服务情况。

11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。

设备

1．保安人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2．大厅(是否整洁，吸引人。

3．报到处是否容易找到：

(1)是否有足够房间供工作人员使用。(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。

(3)接待处的人力是否足够。

4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5．询问处是否全天候有人值班。

6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。

7．对客人的服务：

(1)邮局。(2)礼品店。(3)柜台服务。(4)保险箱。

许涛

我看不错噢 谢谢楼主 > "" “” '
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