职能正确是管理规范的基础

蔡波

　　在现代组织管理中，有个大家都知道的词叫做“职能部门”，可是，什么是“部门职能”？什么又是一个部门的正确职能，说得上来的人可能就不多了。即使在一些管理学专著里，对“职能”一词的解释也是含糊缠杂，难以让人信服。

　　在社会管理中，当我们评价一种社会乱象时，往往看到最多的一句话就是抱怨“职能部门不作为”，可是，说这句话的时候，我们大多是从感性的角度出发的一种抱怨，认为职能部门之所以不作为，是因为负责职能部门的人“不负责任”而导致的“职能缺失”，而把不负责任又归结于是体制问题，结果，问题就偏离了事务的本质。导致“职能缺失”这个问题长期得不到解决。        

　　其实，要解决这个问题我们还得从“管理技术”这个层面去思考，要先弄明白什么才是一个部门的“正确职能”。        

　　比方说“财务部”，几乎所有企业都有这个设置。但是，在95%以上的企业中，财务部都只承担了“财务核算”和“现金管理”这个最基本的职能。说白了，就只是发挥了一个会计和出纳的作用而已。而在现代管理概念中，财务部必须承担的是财务流程规划、资金管理、成本管理、财务稽查等综合职能。“流程规划、资金管理、成本管理、财务稽查”等才是它的正确职能。要是一个部门只有会计和出纳功能，就绝对不能叫做“财务部”，干脆撤掉好过，免得挂羊头卖狗肉。        

　　我曾经去过一家销售型企业做咨询，在这家近600人的销售型企业里，职能部门就有十三个之多。什么营销部、市场部，人力资源部、财务部、物流部、产品管理部、总办、信息部、工程部、采购部、客服部、饰品氛围部、质量管理部等等一应俱全。可是，除了财务部、信息部主管相对稳定以外，其他部门主管一年几乎不停地更换，做上一年的人就很少。其中，市场部、营销部天天吵架，产品部、饰品部消极怠工，几年下来，公司无从规范，也没有任何管理沉淀，老板为此头疼不已。        

　　在调查中我们发现，市场部、营销部、客户部几乎天天吵架，有问题根本无法追究。而产品部、饰品部的主管和员工们则整天晃来晃去，根本就不知道自己该干什么。今天被老板派去卖场，明天又会被叫去仓库，而老板对这些部门抱怨也是特多，认为这些人不作为，这里其实就有一个最关键的问题，公司没有对这些职能部门的正确职能进行清析的规划，导致职能重叠所致，部门之间根本无所适从。         

　　在管理实践中，很多人喜欢把职能和职责混为一谈，其实，职能是部门的、职责是个人的，而职能也是岗位职责的基础。每个部门必须在充分明确了自己的正确职能之后，才能去思考要承担这些职能需要配备什么样的职位，每个职位需要承担什么样的责任，需要什么样的任职资格和条件，每个需要需要配备几个人等等，否则，所有的岗位设计都只是一种拍脑袋行为。         

　　在组织管理中，挂羊头卖狗肉的情况比比皆是。比方说大部分企业的人事部做的都不是人事，大部分的品质部都只会搞检验，大部分财务部只会做会计，大部门的生产管理只会做跟单，甚至连单都跟不了。其实，在上述案例中，总经理办公室的正确职能应该是：组织战略研究、组织规划与设计，内部管理督导与稽查等，而决不只是“上传下达”的简单职能，这只是一个秘书的职能。而人力资源部的正确职能是“人事政策研究、人事流程设计、人力资源开发及文化建设”等，要是只会做招聘的话，就干脆叫做人事部还实际得多。         

　　职能正确才是组织管理规范的基础。所以，要想提升组织管理效率，就必须先进行规范管理，要保证组织管理规范，就必须对整个组织的职能进行全面规范，明确每个部门的正确职能，决定什么部门该设，什么不该设，这样才能一劳永逸。

雷绍金