HR必备的10份法律文书

张玮

一、劳动合同 labor contract
1、必备的理由：劳动合同是HR所必备的最基本的法律文书
《劳动合同法》颁布以来，用人单位因为未签合同导致败诉的比例居高不下
防范风险：双倍工资、无固定期限、同工同酬……
2、类型：固定期限劳动合同
无固定期限劳动合同
以完成一定工作任务为期限的劳动合同
非全日制用工劳动合同
3、主要内容：
(一)用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人;
(二)劳动者姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码;
(三)劳动合同期限;
(四)工作内容和工作地点;
(五)工作时间和休息休假;
(六)劳动报酬;
(七)社会保险;
(八)劳动保护、劳动条件和职业危害防护;
(九)法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

二、员工手册staff handbook
必备的理由：《员工手册》是用人单位的“根本法”，也是用人单位管理员工的利剑
内容：入职管理
试用期管理
工作时间与考勤制度
休假制度
工资制度
社会保险及福利制度
绩效考核制度
培训制度
劳动纪律
离职管理
附则
员工回执
防范风险：民主制订程序

三、职工名册 register of employees

1、必备的理由：《劳动合同法》第七条规定：用人单位应建立职工名册备查。《实施条例》第三十三条补充：用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正;逾期不改，由劳动行政部门 处2000元以上2万元以下罚款。
2、企业必备职工名册，既可以在产生劳动争议时作为有力的证据，也可以避免不必要的行政罚款。
3、职业名册内容：
劳动者姓名
性别
公民身份号码
户籍地址及现住址
联系方式
用工形式
用工起始时间
劳动合同期限等内容

四、保密协议 privacy agreement
必备的理由：《劳动合同法》第二十三条　用人单位与劳动者可以在劳动合同中约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项。
对负有保密义务的劳动者，用人单位可以在劳动合同或者保密协议中与劳动者约定竞业限制条款，并约定在解除或者终止劳动合同后，在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。劳动者违反竞业限制约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。

五、竞业限制协议 non-competition agreement
必备的理由：《劳动合同法》第二十三条、二十四条
需要注意的问题：
1、竞业限制人员范围
2、竞业限制补偿金
3、违约金
4、竞业限制年限

六、服务期协议 agreement on the term of service
必备的理由：
《劳动合同法》第二十二条　用人单位为劳动者提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，可以与该劳动者订立协议，约定服务期。
劳动者违反服务期约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。违约金的数额不得超过用人单位提供的培训费用。用人单位要求劳动者支付的违约金不得超过服务期尚未履行部分所应分摊的培训费用。
用人单位与劳动者约定服务期的，不影响按照正常的工资调整机制提高劳动者在服务期期间的劳动报酬。

七、加班申请书 application for overtime
1、必备的理由：　延时加班、休息日加班、法定节假日加班，用人单位必须支付加班费
加班费的支付一直是个敏感问题，加班时间多少是计算加班费的重要根据，一份书面记录加班情况的文件尤为重要，而且《加班申请书》配合公司加班审批制度，可以适当避免不必要的加班费。
2、申请书内容：劳动者名称、申请加班日期、加班原因、加班预计的时间、部门主管确认、人事主管确认等。

八、劳动合同续订意向书
1、必备的理由：《劳动合同法》第四十六条规定：除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿。
劳动合同期满后的企业的续订条件以及劳动者的续订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准，一份书面的文件能真实的反映双方的意向，避免日后不必要的劳动纠纷。
2、主要内容：
劳动者名称
原劳动合同到期时间
续签劳动合同与原劳动合同区别
答复期限等。

九、解除/终止劳动合同通知书及协议
1、必备的理由：解除、终止劳动合同是结束劳动者与用人单位之间关系的唯一途径，解除、终止劳动合同的具体时间是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依据。
2、内容：劳动者名称、解除或终止劳动合同的原因、解除或终止劳动合同的日期、交接手续办理的流程和时限、用人单位盖章、劳动者签收等。

十、解除/终止劳动合同证明书
必备的理由：《劳动合同法》第五十条规定：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
第八十九条规定：用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。

谢雯

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钱峰艳

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周丽静

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