职场困境化解攻略：私人电子邮件被错误群发的应对措施

张玮 · 发表于 2013-6-16 21:07:47

私人电子邮件被错误群发的应对措施

我有个朋友供职于政府敏感部门。她陷入了热恋，对方来自另一个与美国关系极为敏感的国家。两人之间的情感经历了种种波澜起伏，比两国外交沉浮还要汹涌澎湃，但最终还是分道扬镳。男方后来与别人结婚了。起初一切正常, 可随后我朋友发现自己难以自拔，她还深爱着那个男人，迷恋着他。于是她不太得体地写了一封情书，其中极尽哀求之词。她万万没有想到在对方国家里任何人都能看到别人的邮件，结果她的私人邮件被对方公司所有人过目。

应对方式取决于所处的职场文化、所发邮件造成的严重后果(或者可能引起的尴尬程度)以及是否会牵连到他人。很可能该邮件会通过抄送人列表流传开来，并且收件人很可能会将其传播。因此，有时需要有人来处理此事。我朋友的案例中，她本人不需要回应，她的前男友处理了此事。他做了如下回复：“我只想让你知道：你同我以及我的所有同事分享了你的情感。现在我的婚姻很幸福，我和这里所有人都祝你好运。”

完美措辞: 发件人适用

邮件对原收件人不利
首先为意外发送邮件表示歉意，然后请采用如下常用句式：
● 此邮件决不代表___的观点。我也要向他道歉。
● 请注意邮件内容仅代表我个人观点。
● 我本人对这些观点负全责，它们绝非___的观点。
● 我只是一时冲动才表述了这些看法。这绝对不能完全反映我或者___的观点。

邮件对第三方不利
同样先道歉，再采用以下常用句式：
● 这些看法完全是断章取义，决不应给任何人带来不利影响，尤其是___。
● 这些纯属个人观点，并未与其他人达成共识。
● 如果您看过我的电子邮件，请理解这纯属个人观点，仅限于此。
● 显而易见，如果您对此邮件有任何疑问，可以与___一起进行澄清。

邮件对收件人的工作单位不利
致歉，然后立即说明邮件的来龙去脉。态度要恭敬，特别是邮件会影响收件人的职位或者工作的其他方面时。
● 您知道我对您的工作单位不太熟悉，所以我的观点不合时宜。
● 我对您单位的看法丝毫没有受到___的影响。您应该直接询问她的意见，千万不要依赖我的观点。
● 我绝对无意冒犯您，我的想法都是断章取义，并且仅代表我个人观点。

小提示
这种情况下，你应该邀请收件人与你直接对话(如果对方愿意)。

完美措辞: 收件人适用
前文所述是针对发件人的用语。对于收件人，以下用语和策略可以适用：

幽默法
● 哦，很抱歉！你们并不该看到这些邮件！
● 伙计，你看到就行了，千万别说出去！
● 就当我是想与100个密友(碰巧都是在我抄送列表上)分享私人邮件，很抱歉！
● （假装对此邮件毫不知情）什么邮件?

直白法
● 很对不起，那封邮件___只想让我一个人看。
● 你知道我的境况并不像___所说那样。很抱歉在网上打扰你。
● 你知道这是私人邮件，很抱歉在工作时间处理私事。