怎样发邮件？办公邮件有讲究 十大“潜规则”助你升职加薪

王小莺

怎样发邮件？这似乎是一个很简单的问题，每个人基本上都学过邮件的写法，称谓、正文、落款、日期、地址……写完之后点击发送键——或者拿到邮局去投递，就这么简单。但是放在职场这个环境里，怎样发邮件就变成了一件很复杂的事情，其中包含了各种各样的潜规则，做对了，不但能体现你的专业素养，甚至能帮助你升职加薪；要是做错的话，可能会让你明哲不保，甚至丢掉饭碗。

言重了吧？这绝非耸人听闻，在绯闻与政治无处不在的办公室，办公邮件确实如同你的一张无形的脸面一样重要。那么怎样发邮件？发办公邮件存在哪些潜规则？


怎样发邮件？

1、不要忘记EMAIL的正确收发时间

同一个EMAIL前后10分钟发送可能就影响大局。比如可以把手机的EMAIL收发设置上声音，像短信一样提醒；对于需要在确定的时间点上发送出去的重要EMAIL可以在三手机的备忘录中将其记录下来，一到时间就会提醒你。老板可以说没有看到EMAIL，但你不能说你没有发。动一动手指头不麻烦，帮你省掉无数的误会、责备。
2、不要越级发邮件

杜拉拉对直接上司玫瑰有看法，跟平级的王蔷讨论，结果听说王蔷这个北方愣子已经直接给玫瑰的上级李斯特发过告状EMAIL了，李斯特这个老头子的做法只是把EMAIL原封不动回传给玫瑰。显然，李斯特的“转发”表明了自己的态度。王蔷的结局丝毫不意外：很快就被玫瑰开了。


【怎样发邮件？】

之所以把这条放在头一位，是很多职场新人自以为比上司能，以为越级发发EMAIL告状不容易被发现，在EMAIL里还能畅所欲言，比打电话方便得多啊！其实EMAIL的最重要特征就是容易被转发，这一点对于喜欢越级EMAIL的“小聪明们”来说是致命的。

3、不要转发不该转发的EMAIL

同样，假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的EMAIL，你做到自己知道就行了，并深深感谢他的信任，不要到处转发或复制粘贴，更不要为证明“这不是我说的，是XX说的”而当他人面打开EMAIL页面，要知道，你能对A这样做，你也能对B这样做，你就变成了办公室的不连信息传播者，失去了同事最起码的信任。

4、不要忘记正确“抄送”和“暗送”

几乎每位会用EMAIL的人都会做的，但却未必做得最合适。当需要把文件传达给其他人时，固然要抄送到每位，但别忘了要抄送到主管上级、老板那里，虽然他可能根本没有时间看，但这种“以资证明”的行为不可缺少。尤其是你想表扬你的下属或团队的时候，这种抄送更是比表扬本身还重要。

暗送，不要把暗送当成法宝来避开那些被抄送的人，如果你不想让别人知道你“送”过谁，那最好根本就别“送”！

王小莺

5、保留好发送EMAIL的证据

有时候EMAIL可能因网络问题不能按时送达，也可能不小心被收件者删掉了，或者收件者根本就是故意说没收到，怎么办？在发EMAIL时给自己抄送一份就得了，或者保留在发件箱里。

同样，其他人发给你的工作EMAIL也要保留三个月以上再考虑永久删除，以备发生问题时“对质”。


【怎样发邮件？】

6、不要在EMAIL里谈论跟工作无关的事

EMAIL的第二个特征是容易“留案底”，这一强大特征让EMAIL容易变成流言蜚语滋生地。假如你对某同事有意见、对老板有看法，用嘴巴说说痛快一下就算了，何必发EMAIL呢，省得让人家转发给当事人，或复制下来贴在MSN上。

7、不要让EMAIL彻底代替电话

很多人都有这样的感觉，当习惯用EMAIL、QQ、MSN或短信时，发现自己能不打电话时就尽量避免打电话，因为“怕人家烦”，尤其是需要道歉、澄清、辞职、砍价时。血淋淋揭开的事实是：我们的口头沟通能力下降了！我们感觉已经无法面对电话中的客户、老板或同事了！但这样不行！必要时拿起手机拨过去，用礼貌、清晰、抑扬顿挫的语言跟对方沟通，让对方充分感受到你声音的魅力并被打动吧。

王小莺

8、私人EMAIL躲开公司网络监控

很多公司都有网络监控一说，我们就宁可信其有吧。我们总有点私事吧，躲开监控也不难，可以用擅发EMAIL的手机，随时随地上网，发送接收都可以避开公司的网络监控。比如跟恋人谈谈情说说爱，或者跟培训班的老师发发作业，都很方便。


【怎样发邮件？】

9、让EMAIL帮助自己树立勤奋形象

不能半夜给客户打电话谈价格，不能在出差途中、火车上给老板打电话汇报情况，怎么办？很简单，发EMAIL啊。销售小说《输赢》里有这么一招，你只管在晚上零点之后给客户、老板发EMAIL谈工作吧，当他们收到时会为你的勤奋感动的！

同样，在不方便打电话的时候打开手机给客户、老板发EMAIL，说一句：我在火车上，周围比较乱，在用手机发EMAIL……老板最喜欢这样的员工了。

10、遵守基本的邮件礼仪

无论你对上述办公邮件的潜规则多么了然于胸，也都别忘了遵守起码的邮件礼仪，例如至少你要拟一个语义清晰的标题；写英文邮件时，不要通篇都是大写字母；不要在商务邮件里出现诸如O(∩_∩)O此类的笑脸字符…

当然，如果你所在的公司文化氛围比较轻松，你完全可以放轻松一点。

雷绍金

喻蕾

学习了，感谢分享！
【常人网】就是我的家！

海妖

元芳你怎么看？