PPT商务简报演示如何做到简而不凡

陈万霞

PPT商务简报演示如何做到简而不凡

一、使用PPT演示工具包

1.演示工具包简介

想要让商务简报简而不凡，需要掌握一些非常优秀的工具来弥补PPT的不足。PPT演示工具包是很多专家和高手必备的工具，这些工具往往不是OFFICE自带的，需要通过外部方法获取，主要有以下四个工具：

ZOOMIT：演示放大镜

ZOOMIT主要是起到演示放大镜的作用。比如，当前画面已经是全屏放映，但需要把素材中的某一个细节更加有针对性地演示，就可以用ZOOMIT工具把界面放大，并且可以自由操控画面的位置、大小和标注。

PPT强力压缩工具

现在的PPT作品对于设计的要求越来越高，这就导致作品文件越来越大，在进行商务转移时会遇到困难和瓶颈，比如电子邮箱无法承载和接受，这时使用强力压缩工具可以方便快捷地让PPT“瘦身”，方便商务转移。

PPT修复工具

PPT修复工具只有在极其特殊的情况下才会用到。比如，PPT突然无法打开时，可以借助修复工具重新得到一个可执行的文件。

OFFICE2007格式兼容包

如果用户习惯使用OFFICE2003版本，那么这个工具就非常有必要，因为OFFICE2003是低版本工具，无法打开2007和2010版本的文档，装上这个工具以后，就能够查阅和简单编辑高版本文档。

2.演示工具包详解

演示放大镜

放大镜工具的全称是ZOOMIT，是一款绿色软件，基本不需要安装，只有124KB，方便携带和转移，使用起来也很简单，只要双击就能激活该软件，激活后在界面上不会有任何干扰，只出现在窗口右下角的状态栏中。使用这个工具只需要三组快捷键：Ctrl+1、Ctrl+2、Ctrl+3。

Ctrl+1。使用Ctrl+1后，屏幕就会进入放大镜状态，用鼠标可以控制屏幕前后左右的移动，用滚轮可以调节放大和缩小的状态，点击鼠标左键会出现一个小红点，这时就可以做标记了，用完以后，只要点击ESC就会还原。

Ctrl+2。Ctrl+2的作用是在界面还没有被放大时激活画笔，画笔有四个颜色：系统默认的是红色；点击B会变成蓝色（Blue）；点击G会变成绿色（Green）；点击Y会变成黄色（Yellow）；点击R会再变成红色（Red），最后点击ESC就能还原。

Ctrl+3。激活Ctrl+3以后屏幕上会出现一个倒计时器。在做商务简报汇报时，可能会有时间限制，有这个提示信息就会变得很方便。倒计时器的时间可以随意修改：在窗口右下角的放大镜标记上点击鼠标右键，找出“选项”，在“选项”的最后一行可以修改时间。点击“高级”按钮，还可以给计时器添加声音作为闹铃。

PPT强力压缩工具

双击压缩工具的图标就可以激活强力压缩工具，这个工具的页面非常友好：“打开文档”负责文档的打开，“优化文档”负责文档的压缩。这个工具还可以调整压缩的比例，一般情况下使用“标准压缩”就可以，比如可以将一个原来为5.98M的文档压缩到0.38M。

常见的压缩工具有很多，使用这个工具主要有以下几个原因：首先，这个工具的压缩能力强；其次，这个工具稳定，不容易失败；最后，这个工具既支持2007和2010版本，又支持2003版本，具有良好的兼容性。当一个文档被压缩后，会在统计的目录中生成一个新的文档，新的文档会加上商标，说明是被压缩过的。

PPT修复工具

PPT修复工具安装起来需要花费一定的时间，这个工具主要有两个功能：一是打开，二个是修复。打开破损的PPT，选择“修复”，工具就会对文档进行修复，修复的结果一方面取决于素材的破损程度，另一方面取决于素材的内容。

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