掌控演示的过程

陈万霞

掌控演示的过程

一些用户在工作中不可避免地需要结合PPT商务简报进行现场演示和演讲，但是对于初级者来说，演示的内容和节奏往往会被PPT牵连、控制，就是PPT上有什么就能讲什么，PPT上没有的就不会讲，或者就是安全按照PPT的顺序从头讲到尾。但是随着演讲经验的不断积累，逐渐成长为一个高手、专家时，就会进入一个新的阶段——掌控演示，由自己来主导演讲的内容、顺序和节奏。

从初级阶段成长到高级阶段需要花费一定的时间，同时，也要掌握一些技巧。实现掌控演示过程有以下几个方法：

1.演示画笔与橡皮

进行授课演示时，为了便于学员关注自己正在讲解的内容、补充某些内容，可以利用画笔进行标记，还要学会使用橡皮把之前的笔迹擦掉。画笔和橡皮的操作都可以借助快捷键来实现：Ctrl+P是激活画笔，Ctrl+E是激活橡皮，按ESC键会还原到正常状态。

除此之外，B和W也是一组很好用的快捷键，在演示过程中，点击B屏幕会变成黑屏（Black），按ESC或任意键可以还原；点击W就会白屏（White），按任意键还原。当屏幕变成白屏或黑屏时，屏幕就可以被当作白板或黑板使用。

2.敏感页面控制

H这个快捷键也是一个非常重要的技巧，可以控制敏感页面。

3.页面的灵活跳转

页面的灵活跳转是一个很有意思的技巧，也是高手非常乐于并善于使用的技巧，掌握了这个技巧，就能自由控制演讲的顺序，不再受PPT原始顺序的束缚。

页面的跳转在技术实施上是一件很简单的事情，首先是进入页面，在放映过程中在数字区中点击某个数字，比如3，再点击回车，就会跳转到第三页。

要想把这个技巧活学活用，对使用者的记忆力有一定的要求，就是需要把作品的页码都记住，但是这是不现实的。真正的高手在制作商务PPT的时候会养成自己的模式，比如20+⑤，意思是一个PPT会有25页，前面的20页是这次商务演示必须讲解和表达的，里面的内容比较安全和常规，这些页面的顺序和内容是不需要记忆的。当用户积累了一定的经验时，就会对每一次演讲进行分析和判断，比如在演讲的过程中会不会有人提出攻击性、挑战性的问题，并且把这些额外的问题安排在另外的5页，这五个特殊的页码就需要记住，方便在现场灵活地掌控。

一般很少有人会单纯地使用页面跳转，这需要结合使用者的智慧和经验。

4.PPT分屏放映

很多用户都有一个诉求，就是希望在演示的过程中，观众看到的屏幕和自己看到的屏幕是不一样的，例如，演讲者打开一个WORD文档，一边看演讲词一边演讲，而观众是看不到演讲词的，这就需要借助分屏放映的功能。实现分屏放映需要两个步骤：

激活分屏放映

第一步不是由PPT决定的，而是由Windows操作系统决定的。

Windows7操作系统。如果是Windows7操作系统，可以在桌面空白位置点击鼠标右键，找到“分辨率”调整窗口分辨率，如果电脑已经连接并激活了投影信号，会看到“多监视器”选项，默认状态是“复制显示”，这时只要把选项改成“扩展显示”，就可以激活分屏放映，将原来的一个屏幕就变成了两个屏幕。稍微刷动一下，投影屏就变成了空白的屏幕，只有背景画面，而作为工作屏的电脑，所有的界面、功能都存在，在工作屏上打开一个WORD文档，观众在投影屏上是看不到的，这样，分屏放映就实现了。

电脑实现分屏放映以后，两个屏幕之间的工作配合也有一定规律，投影屏的最左边可以自由地拖动文档进来和出去，需要让观众看到某个素材，只需要把这个素材拖到右边的区域即可，不需要的时候再拖回左边。

Windows XP系统。Windows XP的用户可以采用以下方式操作：首先在桌面空白位置点击鼠标右键，打开“属性”，会显示两个窗口，在正常情况下，2号窗口是灰色的，表示没有被激活，点击2号屏，并且给“将Windows扩展到该监视器”打钩，2号屏就激活了，再点击“确定”，就能实现分屏放映。

定义PPT放映屏幕

第二步需要回归到PPT，重新做一个定义，演讲者需要决定的是PPT由哪个屏幕来放映。打开“幻灯片放映”的标签页，演讲者可以选择放映幻灯片的屏幕是哪一个，一般放映屏都会定义到非主屏幕，也就是第二监视器或第三监视器，这个选择千万不要出错，否则在放映的时候，整个画面就是反向的，观众看到的就是工作屏了。其次要勾选电脑提示的“是否使用演讲者备注视图”，这可以让演讲者在工作屏上管理演示，管理演示的视图在结构上由三部分构成：最右侧的空白区是PPT备注区，可以添加演讲词；左侧是PPT预览窗口；下边是视觉目录。备注视图的另一个重要功能就是计时，这对还不具备时间观念和控制能力的初级演讲者来说是非常重要的工具。

除此之外，实现分屏放映还有另一种方法。如今很多电脑接上投影仪后，会有专门的按键（如F4）用于激活投影，在投影信号切换时，会出现一个菜单，默认选项是“复制显示”，只需要改成“扩展”即可。不同的电脑激活投影的按钮不同，用户可以根据自己的电脑品牌找到该按钮。

贾玲

学习

贾玲