有人开会跑题怎么办？

冷璃沫

当有人在开会时偏离主题了，你的团队会怎么做？如果你的团队跟大多数团队的反应一样，那领导人也许会说以下类似的话：“Lee，我们现在不是在讨论这个”或是“让我们回到正题吧！”，也许团队也会直接忽略Lee的意见，试着把讨论内容拉回原先的主题。
　　就算你的团队以上述任何一种方式做出回应，Lee还是可能坚持继续进行岔题的发言，让会议越拖越长，而其他开会的人会被Lee搞得不开心、团队也无法达成会议原本想完成的目标。又或者，Lee也可能决定退出这场会议，让团队在未察觉的情况下，丧失了Lee批判性的意见和支持。

　　倘若你假定Lee或是其他发言离题的同事是个麻烦，而解决之道就在于把他们拉回正题或是让他们闭嘴，那真正离题的可能是你自己。这些团队成员的行为，往往是团队所面临更大问题的一个症状。若团队无法在开会的目的和流程上有一个明确的共识，或者团队并未提供充足的时间，聆听每位成员针对某个主题的想法，那团队成员常常会蹦出一些“古怪”的意见。有时候，问题就在于你认为别人离题了、但其实他们没有。既然这样，你该怎么处理？

　　事先就会议主题取得共识。如果团队无法对会议主题、目标得到共识，那团队成员何来离题之说？如果你的团队并不清楚地明白会议每一部分的目的和主题，那成员们就只好凭自己的理解去决定哪些是该谈的正题。因为每个人解读方式不同，其他人可能感觉某位成员的意见偏离了主题。

　　在会议开始之前，你可以做类似以下这样的开场白：“就我的理解，今天开会的目的是X；有人跟我想法不一样吗？或是我们需要增加任何主题？”。即便会议是你召开的、议程是你订的，如果有这样的开场白，当有人认为有其他议题需要讨论时，就可以在此时提出，这样一来他们的提议就可事先并入议程中，而不会在会议中途突然提及而显得离题。如果你不是召集人、议程也不是你订的，你可以用以下的方式提问：“我们可不可以先花一点点时间，理清一下本次开会的目的和主题，以确保会议能满足各位的需求？”

　　确认其他人已准备好进行下一个议题。在你要进入一个新主题之前，避免说：“好了，让我们继续进行下去”，你可以改说：“我想我们已经准备好要讨论Y了；针对X议题，还有人有什么想要补充的吗？”。如果还有人觉得X议题并未充分讨论完毕，找出解决的办法，让每个人都同意进入下一个议程。如果你的团队一直都没有离题，但讨论却常常都超出时间，就表示你低估了要做出高质量决定所需的时间。当你和团队对主题有共识，且确认每个人都同意会议可以往下进行时，你们就是在共同规划下一步的议程，建立起对决策的认同感。

　　如果你认为会议已离题，测试看看是否真的如此。如果团队已就讨论议题取得共识，但有人的发言还是让你觉得离题，你可以说：“Lee，我不太清楚你所提的外包，为何跟我们正在讨论的企划流程有关？你能解释一下他们之间的关联性好吗？”。听了Lee的解释，你和团队的其他成员就有机会了解到，原来这两个主题间有你们并未想过的联系。举例来说，Lee可能认为，外包可以更为自由运用地运用内部资源，让团队可以用较少的时间完成企划流程。如果真有关联性，团队可以决定马上或在会议后进一步深究Lee的意见是否合理。如果最后发现Lee的意见跟本次会议无关、但对团队仍具参考价值，你可以建议把这排入日后会议的讨论事项中。有件事必须要特别注意：有些时候，即使团队成员的意见明显脱离了会议主题，仍需要马上着手处理。若有团队成员针对目前团队合作的状况，提出了具高度情绪性的意见，你务必特别申明他意见的重要性，然后决定是否要在继续原先开会主题之前，先花时间处理该成员的这个意见。有时候，聚焦讨论团队成员间共同合作的策略，会比那些确切的议题来得关键。

　　本文的目的，并非单纯在提出一些诀窍，能婉转应对开会时爱离题的人。我主要是想请你暂时抛开自己的预设；你不一定了解情况，而别人也不一定就处于状况外。我也期望你对别人的观点怀有好奇的态度，并请人们对自己的发言负起责任，让团队得以在信息充足的情况之下做出决定，在最佳的情况下终结一个议题、继续进行后续议程。这方法要有效，你不能只是学会婉转说话而已；你必须要真的相信Lee的发言可能并没有偏离正题，你只是没看到背后的关联性而已。

　　若能在会议目标及议题上取得明确的共识，并在人们看似离题时，真诚地表达好奇之意，你和你团队的会议就能进行得更快，并有更大的成效。