企业规章制度制定的五个关键：确保细则合法 员工满意

王小莺

HR制定企业规章制度的初衷都是好的，能够规范员工行为，保证企业的正常运转。但是如果企业规章制度不健全，或者规章制度中的条款不合法，那么反而可能给企业带来法律风险。



一、企业规章制度存在法律风险的原因

一般而言，造成企业规章制度存在法律风险的原因包括以下几点：

（1）主体资格不合法。

（2）内容不合法、不合理。

（3）程序方面的不合法。

二、制定企业规章制度的两个必要前提

那么如何降低企业规章制度起草过程中的法律风险？答案是要同时确保企业规章制度的内容合法，并且制定企业规章制度的程序正当。

（一）内容合法

规章制度的内容要合法，即“不违反国家法律、行政法规及政策规定”。几种常见的违法规定：

（1）不缴社会保险直接给予员工社保费；

（2）周六上班不另支付加班工资；

（3）停工不发工资；

（4）加班工资按照基本工资（或最低工资）的法定倍数计算；

（5）规定迟到、早退30分钟以上算旷工半天；

（6）规定旷工3天即构成严重违反劳动纪律等。

注意，不要在规章制度中规定本应在合同中规定的事项。规章制度是企业单方面制定的，虽然有很多程序上的限制，但企业仍然享有比较大的自主权。所以在衡量规章制度是否合法有效时，法院往往会综合考虑企业用人自主权与保障职工权利的平衡点：凡是应当由双方协商确定的事项，如果没有经过协商，而由单位单方面在规章制度中进行规定时，一般情况下，都不会作为审理案件的依据。

（二）程序合法

在制定企业规章制度的过程中，应当遵从以下几个原则：

（1）对于直接涉及劳动者切身利益的规章制度，必需有员工参与，并与员工经过民主协商程序予以确定；

（2）规章制度应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见。

（3）职工的意见如何反映到落实到企业劳动规章制度中，要通过一定的组织形式和组织程序，这就是用人单位要就草案再与工会或者职工代表平等协商确定。

（4）如果在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

王小莺

三、制定企业规章制度应与员工协商

规章制度在制定过程中，如何和员工协商？按照制定的不同阶段可参照以下做法：

（一）动议阶段。企业的管理人员根据企业现状进行分析、预测，提出哪些制度需要确立，哪些制度需要变更。

（二）审查、立项阶段。确认提出的制度是否有制定的必要性，还可请专业人士参与，提供技术支持。



（三）起草阶段。制度的具体撰写，要根据企业现实和《劳动法》及国家的法律、法规。

（四）讨论、协商阶段。交由有关部门讨论，如有必要，根据讨论意见作必要的调整，最后经过全体职工或者职工代表大会以及工会充分协商，广泛征求广大职工的意见，争取最大限度地反映和表达职工的意见。

（五）提出异议阶段。在规章制度制定过程中，工会或者职工认为用人单位的规章制度不适当的，有权向用人单位提出，通过协商作出修改完善。

（六）批准阶段。制度经过协商、讨论后，内容最终确定后，履行批准生效程序。

（七）公示。规章制度根据草案制定后，应向所有员工公示，方始有效。只有经过公示的制度才能作为企业管理、处罚的法律依据，否则在职工不知情的情况下，企业是不能拿此作为执行依据的。

注意，建议以书面形式固定下来：员工书面签收；组织员工学习的签到、会议记录；作为劳动合同的附件在劳动合同中明确记载有哪些规章制度；公告栏张贴并留存相应的照片等。

王小莺

四、完成制定之后应当充分向员工公示

在公示阶段，企业应当通过各种方式向员工充分公示企业规章制度的内容，以下是一些有效的公示或者告知的方法：



（一）发放员工手册。员工入职时，公司会为员工准备一些工作需要的资料或者劳动工具，与这些资料和劳动工具同时交付给员工的，就有员工手册（需要单独列明）；同时，要求员工签字确认收到了。这一种做法，既有充分的证据向员工进行了公示，同时也便于员工在入职之时就了解企业的规章制度，便于迅速地了解企业的文化以及工作流程。

（二）入职培训。员工入职时，为员工进行适当培训时（时间也许只有二三天），其中就有对员工手册的内容培训，对于这种培训，主题以及到场人员工皆有登记，并要求每一名员工进行签到明示。这一种做法，比第一种做法更具有实际意义。

（三）考试。在对员工入职培训结束时，会对员工进行关于员工手册的开卷考试，每一名员工皆需要对员工手册进行手写式的答卷，并签上自己的名字。

（四）张贴。将规章制度，张贴在公司的会议室内或者公告栏，没有特意去提醒员工注意或者确实提醒了员工，但没有任何证据可以证明，甚至没有任何证据可以证明是何时公布的；这一做法常见于一些老国企。这是一种比较传统的做法，也是一种风险最大的做法。因为这种做法事实上没有任何证据可以证明将这些制度对员工进行过公示。那么在这种情况下，只要员工一否认，基本就是员工手册无效的结局。

（五）把规章制度作为劳动合同的附件。这是实践中比较常见的公示或告知方法。其优点是签订劳动合同时一并签收了规章制度。即员工只要签署了劳动合同，就相当于同时接收到了公司向其“告知”的规章制度。但是，这种方法的弊端也是非常明显的。当规章制度进行修改时，如果一旦劳动者不同意，则劳动合同的变更将会变得比较困难。

（六）通过网络公告或送达。将公司的员工手册，公布在公司的内部网站上，每个员工皆可以通过公司系统进行查询查看；或者将公司的员工手册，通过电子邮件系统，向公司的每一名员工送达。这一做法常见于新型的IT公司，甚至一些知名的国际化的IT公司

值得注意的一个问题是：制度要不要作为劳动合同的“附件”？公司通常会将大量规章制度作为劳动合同的附件，以期同劳动合同一样同时产生对劳动者的约束效力。但是，由于劳动合同的内容是基于用人单位和劳动者双方的意思表示高度一致的产物，而规章制度的诞生只要经过合法的制定、实施程序，其内容未必需要所有员工的一致同意。

因此，一旦作为劳动合同附件的规章制度需要修改，则就必须和劳动者协商一致才能有效，这样一来，由于规章制度和劳动合同产生效力的来源不同，当因对二者之一是否有效产生疑问时，规章制度究竟要不要作为劳动合同的“附件”、什么样的规章制度适宜作为“附件”，就会成为一个值得思考和研究的问题。

王小莺

四、制度执行中发生“冲突”怎么办

（一）规章制度作为劳动合同的附件，具有补充劳动合同内容的效力。

（二）劳动合同所规定的劳动条件和劳动待遇不得低于规章制度所规定的标准，否则无效，无效的部分以规章制度规定的标准替代。这是因为，规章制度规定的标准是平等适用于全体劳动者的标准，劳动合同所约定的标准若低于该标准，就是对个别劳动者的歧视。

（三）在劳动合同中可以特别约定当事人不受规章制度中特别条款的约束，但这种约定应当以对劳动者更为有利为前提。这是因为，劳动合同作为主件，对作为其附件的规章制度的效力，可以在合法的范围内予以一定的制约。



小结

可见，制定企业规章制度并非凭空想象一些员工准则，或者在网上搜罗一些范文来充数即可，而应当结合企业的实际情况逐条拟定。按照上述步骤操作，足以确保这些制度合理又合法。

雷绍金

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王志莹