从行政到人力资源（原创连载）

感悟生活

举个简单的例子：

（在这个时候，要充分的发挥你在做服务的时候积累的人脉基础。）
某天，一大早我照例去混脸熟，董事长发话了：“那什么，XX，下个月公司要召开的供应商大会，你去看看怎么样了”

现在问题来了：老大只是随口交代了一句，我们应该怎么做呢？（这个公司在我来之前供应商大会一致是由采购部负责的。）

老大让去看看，这怎么看呢？看什么呢？

简单型：找采购的负责人问下进度，给老大回复。

参与型：问问进度，并与采购负责人简单的交流，看看行政部能帮着做些什么？

这些都不是我想要的，好不容易混了个脸熟，一定要加深印象。
收到老大的指示后，我立即回到办公室，让档案管理员，找出上年度的供应商大会的所有相关资料，仔细的看了一遍，夹着笔记本直奔采购部部长办公室；
扑空，内勤小王告之开会去也，快要结束了；
坐等，10分钟后，采购部老大 杨，姗姗来迟。

一进门杨就说：“抱歉，抱歉，内勤小王说领导等了很久，这不，匆匆的结束了会议就回来了，领导有什么指示？”

我：“我那有什么指示啊，刚才在楼上，老大（董事长）问我供应商大会的事情准备的怎么样了，我竟然一无所知啊，被老大狠狠的批了一通，说是不关心你们采购部门的工作，作为兄弟部门，作为行政部份内的事情竟然没有做好，我失职啊，这不，我来检讨来了。”

杨：“那里啊，这个本来就是我们采购的事情，总是要你们行政帮忙已经很不好意思了，那有什么失职的话说呢。”

我一听，看来还是想主导牵头啊。要转变他的观念啊。赶紧岔开话题：“杨部长，现在生产的计划排的很紧，你们采购的压力很大吧？”

“就是啊，刚才还在开内部的会议，要求他们按照生产的计划采购的，可是不给我们充分的时间啊，总要3太太的要求啊（3太太，内部的一种说法，要求太多，要求太高，要求太急）……”巴拉巴拉一通。

“就是啊，生产再急也要给你们一定的时间去采购啊，况且，找好供应商还要楼上审计的大爷们审核的啊。”

“就是的啊，和生产说了，要给我们足够的时间，不理；和审计说生产需要的紧急采购，没用。…….”

我看着杨，发泄的差不多了，话锋一转：“其实吧，压力主要来自你们采购的内部，在这么忙的情况下，还要你们牵头供应商大会，不是忙中添乱么？其实，你们只要提供个参会的供应商名单就好了，其他的让我们行政部来组织就行了，这样能给你们减轻很多的压力的”

“这样不好吧，毕竟以往都是我们来组织的啊？”

“没事，老大让我来看看估计也是知道你们忙的来不及，要不也不会让我来啊”

“也是啊，以前的时候行政部从来都没有参与过啊”

“要不我去问问老大的意思？”

“行，看看老大的意思。”

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OK，聊完以后，我立即回到办公室，行政部全体管理人员开会，要求：1、根据去年会议资料，大致确定供应商的数量，特别是A级供应商；2、了解目前酒店的单间价格；3、起草会议通知；4、确定会议厅的价格；5、统计公司的公车、私家车的数量，了解车辆的需求，并询价......划分好：文书类、物料类、会场执行等等，并明确到人和具体的时间节点，在下班前完成了方案。

电话老大秘书，得知。董事长还没有下班，立即屁颠屁颠的上楼把方案交给了老大。

“嗯？怎么是你们写的方案？不是让采购部来牵头的么？”

“因为生产的原因，采购部最近的压力挺大，我看他们很忙，所以就帮他们做了个方案。”

“行，通知采购部，这次的会议就由你们行政部牵头了，把方案再做细点”

就这样拿到了会议的组织权。
上面这些，有的是能说的，有的是能做的，这里面的度到底怎么把握就看个人了。

刘丹华

挺实在的，，受益了

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管理职能
行政工作的管理职能才是行政最主要的职能，除了制度和体系以外，日常的行政工作管理才是体现个人功力的时候。因为一些日常的行政工作很琐碎，有的事情在你看来也许就不算事，但是在领导看来却是大事。

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我们公司的办公楼有9层，老大们在6楼办公的最多。
一天，其中一个老大找我：“这个电梯怎么用的人那么多？每次我送客人走都要站在电梯前等很久，你去看看为什么电梯这么忙？”这叫事么？等电梯是正常的，一按电梯就来是你运气好啊。但是，老大说了，作为我们就要拿出解决的方案。找来电梯的维修方。（我们电梯是承包维修的）问问看这个怎么解决。
问：“在电梯空闲时一台电梯驻停在一楼，一台电梯驻停在6楼，在技术上是否可行”
答：“可以”
OK，找老大回报，老大点头，嗯了一声表示认可。
好了，事情到了这里应该可以说解决了。可是，照例这不是高潮。几天后，这个老大又电话我，让我到2楼，说：“你看看，就这么一层楼，还有人要做电梯，怪不得电梯这么忙呢，马上把2层给我屏蔽掉”说完，老大就踩着她那近10CM的高跟鞋，哒哒哒的走了。留下我一个人在风中凌乱。
公司的2楼有9间会议室，连着副楼的餐厅，所以说2楼人来人去的最多了。把这个楼层屏蔽掉（就是电梯在这一层不停），行政部要给员工骂死的，好不容易建起来的人脉和口碑就会葬送了。可是老大下命令了，不做又不行啊。怎么办呢？

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我回到办公室，泡了一杯茶，开始分析：

老大真的是因为客人等电梯的时间过长么？应该不是，第一次优化后，正常情况下，6楼是基本上会有一部电梯驻停的，这个应该能满足老大使用电梯的需求了；

老大之所以要屏蔽2楼，就是为了减少电梯的使用率，减少电梯的使用率有什么好处？电梯召唤的时间就会减少，电梯运载的次数就会减少，运载的次数减少也就意味着电费神马的会减少，想到这里我明白了。

我立即打电话给保安队长：“调查各个楼层的监控，看看在早晚上下班、中午吃饭这3个时间段以外每层楼的电梯使用情况”

“领导，这个怎么查啊，一楼一个加上电梯里面的9个监控啊，我要派多少人花多少时间才能算出来啊？”

“那要不要我也去和你一起查啊，你就不能用用脑子？派几个人？1个人就行了，把9个监控画面放在一起，调到同一个时间，数个大致人数就行了”

一边让保安调查每层电梯的使用情况，一边找来文员，：“小张啊，你去起草一份倡议书，主要就是节约能源减少电梯的使用，上下一层、两层的就去走走楼梯锻炼身体。

根据保安的调查结果，发现，2、3楼的人坐电梯往下，5、6楼的人坐电梯往上的人数都挺多。看到这些，心理就有底了。

找到老大：“如果直接把2楼屏蔽掉，那么对于我们一直宣扬人性化管理的企业来说这个动作和我们的理念相悖，我建议这样，把2、3楼电梯向下的功能停掉，5、6楼往上的功能停掉，这样一来就等于屏蔽掉了2层楼，又不会影响使用的效率。在发出一份倡议书，倡议大家减少电梯的使用，节约能源，多爬楼梯也能锻炼身体”

老大同意，我知道我找到了老大想要的了，到现在都半年多了，再也没有人提到电梯的事情，上下1~2层楼大家也很知觉的 走楼梯。

泡沫

写的不错哦，期待以下精彩分享，期待中。。。

Rebecca

案例分析很到位，真心不错！继续关注。。

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行政工作是个系统的工程，不可能一撮而就，行政工作也是个繁琐的工作，很多的工作都是事务性的工作，行政工作有时是很难有计划性的工作，突发的事情很多。怎么系统的对行政工作进行规划，怎么样在琐碎的事务性工作中在变量中找到不变的，怎么样有调理的面对突发的状况，这就是行政部门负责人应该做的事情。

感悟生活

系统：行政部具体有多少工作在做，也就是说6个模块有哪些是在行政部的？要理清在你的部门中有多少的流程和体系在运作，你的部门在这些流程和体系中处于什么地位？整个年度行政费用的预算和控制是怎么样的？